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使用电话的二十个注意事项 1、记忆电话号码的妙方.
许多人认为电话号码又长又难记，或是不相信自己的记忆力，而宁可不厌其烦地翻阅电话登录簿。这种习惯虽然没有什么不好，可是一旦碰到紧急情况或是外出忘记携带电话登录簿，那就麻烦了。.
背电话号码最有效的方法之一，便是多打几次，而且尽可能不翻查电话簿，除非真的一时想不起来再去查阅，这样，自然能够牢牢记住。.
另一种方法是利用谐音，不管用普通话也好，方言也罢，只要顺口易背即可。.
2、防止打电话前准备不足.
根据一项调查显示，90%的行政人员每天会花超过一小时在电话谈话上，有40%的行政人员“要离谱”，他们每天大概花两个小时，甚至更多时间打电话。.
由此可见，电话这种通讯工具，在今天这个商业世界里所占的重要位置。从办公室的角度而言，如何有效地使用电话，把它变成你的武器，是办公室里的一门高深学问。.
记得科达在《权力：如何获得它与应用它？》这部办公室政治的经典著作里，也有专门章节指导“办公室政治家”运用电话的
（景程教育在线bbs.jingc.com海量电话营销/礼仪资源）技巧。最近又出版了温斯顿·费莱彻的《超效率》一书，亦有论及使用电话的
（景程教育在线bbs.jingc.com海量电话营销/礼仪资源）有效方法。.
在未谈及如何有效率或超效率地作用电话之前，请先看看无效率使用电话最普遍的三种形式：.
第一，无效率地打电话；.
第二，无效率地接电话；.
第三，无效率地处理电话。.
在上述三种无效率的使用电话情况中，最“小儿科”的就是第一类。.
很多人在打电话前准备不足，选择在不适当的时间打电话，甚至于不能接通对方。.
不要以为这是件小事，每个人一天只有八小时，不值得在打电话上浪费光阴。为了珍惜一分一秒，达到最高效率或超效率，打电话前应先做好准备，选取合适的时间，务求一打即通。.
如果你要在电话上与对方讨论一个以上的题目，不妨先在白纸上列出要点，一经谈论完毕，迅即划掉该点，这样做既简单又有效率，保你不会在谈话过程中，突然出现“哑口无言”的场面。.
至于打电话的
（景程教育在线bbs.jingc.com海量电话营销/礼仪资源）最佳时间，也很值得留意，稍后我们看看哪个钟点比较合适。.
3、接听电话的方法.
如果把打电话视为给别人一种“进攻”的行动，那我们也必须同时考虑到别人如何向你“进攻”。接听电话相当于一种防御行为，以下就教大家一些有效率的接听电话（抵抗别人进攻）的方法吧。.
首先，你本身必须高度自律，在工作时不随便接听电话。其次，小心留意“入侵者”，要尽可能确定起身份及意图才予以放行，否则绝不接入。问题在于什么事情可能百密一疏，有隙可乘。当你接到一个你不特别愿意或特别不愿意听的电话
（景程教育在线bbs.jingc.com海量电话营销/礼仪资源）时，试问有什么妙法可迅速终止电话呢？把电话放下不是解决问题的直截了当的方法吗？当然可以，但未免过于鲁莽及不近人情。可考虑使用以下答话去结束谈话：.
（1）“我恐怕对这没有多大的兴趣，况且我现在十分忙，所以我要挂上电话了。”.
（2）“你不应现在找我，因为我正在开会，我可要挂上电话了。”.
（3）“我正要离开办公室，我已经迟到了，所以我必须挂上电话。.
当然最佳方法还是防患于未然，记者吩咐别人，有任何人打电话给你时，不要说你在办公室，可以对来电者说：“我不知道他是否在办公室，请让我找找。”直到得到你的许可后，才把电话接给你听。.
4、如何处理电话谈话.
现在我们来谈谈处理电话谈话的问题。.
有时，明明是一个有用和需要的电话
（景程教育在线bbs.jingc.com海量电话营销/礼仪资源），却变成无效率的对谈，费时失事。为什么会这样呢？有两个原因：.
一是拨电话的人在沟通上或表达意见本身上出了问题；.
二是在电话上的谈话持续太久。.
因此，要成功地处理电话谈话，以上两点不可忽视。.
其实在电话上交谈（什么都可以谈——从生意往来到世界大事）与面对面的交谈差别是不大的，不过由于在电话上交谈的双方，都无法看见对方的表情和动作（除非是那些连着电视的电话
（景程教育在线bbs.jingc.com海量电话营销/礼仪资源）机），也即是纯语言的沟通，因此必须注意以下几点：.
（1）避免做出即时的判断——有很多人都不喜欢或者不习惯使用电话，在电话上的声调可能不大畅通。考虑到这种因素，所以不宜做出判断：认为对方显得迟疑或毫不热心，如这样做，往往犯了不必要的错误。.
5、在电话中把重点反复重述几遍.
在小朋友的游戏中，有一种“传话比赛”。就是让小朋友把一段文章，一个接一个地口耳相传，但是从第一个传到最后一个时，文章能够完全无误者，可以说是少之又少。因为不靠文字、只凭记忆，以声音传达的方式，往往会因一字之差含糊不清。.
因此，在电话中一不留神，彼此的感觉稍不同时，就很容易把重要事情传错。但是，即使我们再怎么期盼讯息传递无误，也常常不是自己把话说错、传错，就是对方听错。为了避免这种情况，有一个可行之计，即是在通话中，对重要事项不可只讲一次就了事，而要反复多次。.
譬如，某公司在征求兼职人员，由于工作时间的不同，对工作人员条件的要求自然有所差别，所以当应征者以电话征询时，职员就要小心谨慎地给对方正确的讯息。先探求和确认一下对方希望的时间，再反复告诉对方上班的时间和薪资的计算方法等重点，如此反复重申，就可以避免彼此误会。.
6、打电话前必用的资料档案需准备妥当.
为了达到前章所提的“商业电话讲求简洁正确的目标”，除了要先拟好备忘录外，为了给打电话时提供参考，事先备妥重要的资料，也是相当重要的一个环节。.
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经常可以看到一些人在通话时，每每请对方稍等一下，然后迅速跑去取资料。即使那份资料非常重要，像这样拖延耗费时间，也会令对方显得焦躁不安。惟有讲话没技巧的人，才会如此准备不充分。.
更有甚者，在资料一时找不到时，就向对方敷衍瞎诹。不正确的讯息，很容易使对方产生误解，如果事后再解释清楚，恐怕得费一番功夫了。尤其是与数字有关时，如果没有一份完整的资料参考，便很难正确无误地把讯息传达给对方。从事新闻工作的记者们，在工作多年后，都有一个心得：采访的成功与否，系于访问前的准备是否充分，如果采访前能细心缜密地收集资料，采访就能成功，否则便做不出精彩出众的报道。同样的，商业电话也是一样，如果事前准备充分，一定会事半功倍的。.
7、如果商谈的事情很多是需先告知对方.
从收音机或电视上，可以发现在新闻报道时，很多播音员的说法是：“关于这个问题，有以下三个观点值得探讨。第一……”、“今后，我们将有两个目标需要努力。首先……”等，在说明问题之前，就先拟妥问题的要点。如此的讲话方式，较能使听众或观众了解谈话的内容，将已整理过的加以组织，自然能够清楚明了。.
电话也一样，如何简明扼要地把想说的话传达给对方，让对方很快就能明白，是非常重要的。特别是有许多事情要谈时，如果一件事情讲完，再补上一句“之后，还有一件事……”如此一来，对方很容易会把事情混淆不清，而对不知何时方能结束谈话感到十分厌烦。如果电话中无法把商谈事项交代清楚时，问题就出现在这种没有技巧的说话方式上。当有很多事情要传达时，如果一开始就能点明“我有三件事要相商……”，然后逐一把内容详细地娓娓道来，一定可以让对方明了事情的真意。 .
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